Etapy kontroli RODO w firmie

Pomimo, że przepisy wprowadzające RODO obowiązują już od 25 maja 2018 r. nie wszystkie firmy przeprowadziły jego skuteczne wdrożenie. Urząd Ochronny Danych Osobowych ostatnio coraz aktywniej rusza z kontrolami przedsiębiorców w zakresie ochrony danych osobowych.

Należy pamiętać, że kontroler ma prawo dokonać oględzin miejsc, przedmiotów, urządzeń nośników oraz systemów informatycznych u kontrolowanego.

Przedsiębiorca ma obowiązek:

• udostępnić wszystkie żądane dokumenty (nawet te objęte tajemnicą przedsiębiorstwa),

• zapewnić kontrolerowi środki potrzebne do kontroli np. klucze, zabezpieczenia, dostęp do komputerów firmy,

• zrobić kopie wydruków dokumentów,

• potwierdzić z oryginałem sporządzone kopie.

Kontroler może sprawdzać systemy informatyczne, przesłuchać świadków- pracowników.

W trakcie postępowania mogą być zlecane ekspertyzy, tłumaczenia oraz sporządzane nagrania. W określonych przypadkach możliwa jest też asysta Policji.

Kontrolę kończy podpisanie protokołu. Gdy przedsiębiorca nie zgadza się z wynikami kontroli może złożyć zastrzeżenia i odmówić podpisu protokołu.

Od wyniku kontroli zawartej w protokole będzie zależało, jakie będzie dalsze postępowanie. Prezes urzędu może wszcząć normalne postępowanie administracyjne i jest to związane z ewentualnym nałożeniem kary finansowej albo nagany.

Warto zatem przed ewentualną kontrolą zadbać o prawidłowe wdrożenie RODO.